Juridica vous explique tout du fonctionnement de la copropriété, du syndic aux règles de majorité en passant par la répartition des lots en partie privatives et le rôle du conseil du syndical notamment.
Sommaire
Les principales caractéristiques de la copropriété
Qu’est-ce qu’une copropriété ?
La copropriété est un ensemble immobilier, juridique et humain. Elle comprend :
- un ou des immeubles ou biens immobiliers à usage au moins partiel d’habitation
- possédés au moins par deux copropriétaires (un propriétaire unique ne peut être sous statut de copropriété)
- régis par un règlement de copropriété et les dispositions légales régissant les copropriétés
- administrés par un syndic professionnel ou bénévole assisté le plus souvent d’un conseil syndical.
Quels sont les textes qui régissent la copropriété ?
Les principaux textes régissant une copropriété sont, dans l’ordre :
- la loi du 10 juillet 1965
- son décret complémentaire du 17 mars 1967
- le règlement de la copropriété.
Que doit contenir le règlement de copropriété ?
Le règlement de copropriété est un document obligatoire. Il définit les parties communes et privatives, édicte les règles de fonctionnement de l’immeuble. Il incombe au syndic de veiller au respect des dispositions que contient le règlement de copropriété.
Voici plus précisément ce qu’il contient :
- Règles de vie dans l’immeuble : conditions d’utilisation des parties communes, des parties privatives. Par exemple : interdiction de stationner les vélos dans les escaliers, d’accrocher du linge aux fenêtres, etc.
- Eventuelles restrictions aux droits des copropriétaires : clause d’habitation bourgeoise qui interdit l’usage de lots pour un usage autre que l’habitation personnelle, interdiction de diviser les lots de copropriété, priorité d’achat aux autres copropriétaires en cas de vente, etc.
- Organisation de la copropriété : fixation notamment des règles de répartition des charges, des règles d’administration des parties communes.
- Etat descriptif de division de l’immeuble : il permet d’identifier les lots au niveau de la publicité foncière.
Mon règlement de copropriété parle de parties privatives et parties communes. Qu’est-ce que cela veut dire ?
Les copropriétés sont divisées en lots, qui sont des parties dites privatives qui appartiennent aux copropriétaires. Ce sont les lots d’habitation ou commerciaux s’il y en a, ainsi que les locaux annexes comme les caves.
Les copropriétés comportent aussi des parties communes. Ce sont les espaces nécessaires ou accessibles à tous comme les entrées, halls, escaliers, piscine, cours et courettes, etc.
Le règlement de copropriété peut prévoir qu’une partie commune est réservée à l’usage d’un ou de plusieurs copropriétaires et non à tous.
Le règlement peut considérer des parties communes comme propres à un seul bâtiment quand la copropriété est composée de plusieurs bâtiments (balcons par exemple). On parle alors de parties communes spéciales dont l’entretien échoit seulement aux copropriétaires du bâtiment concerné. En l’absence de mention au règlement de copropriété, une partie commune est considérée comme générale et son entretien incombe à tous.
Quels sont les organes qui gouvernent la copropriété ?
Le syndicat des copropriétaires :
Il représente la copropriété et dispose de la personnalité morale. Il peut seul engager et contracter au nom de l’ensemble des copropriétaires. Il contracte avec un syndic de copropriété (chaque copropriétaire n’a pas de relation contractuelle avec le syndic) pour la gestion de la copropriété, ou plus rarement désigne un syndic bénévole non professionnel. Le syndicat des copropriétaires prend ses décisions lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Pour la gestion courante, le syndicat délègue des pouvoirs au conseil syndical.
Le conseil syndical :
L’assemblée générale des copropriétaires désigne le conseil syndical, il dispose d’un président. Un nombre restreint de copropriétaires bénévoles compose le conseil syndical. L’assemblée générale copropriétaires les nomme. Il assiste et de contrôle le syndic dans la gestion de la copropriété.
Il assure la liaison entre le syndic gestionnaire de la copropriété et le syndicat des copropriétaires. Il effectue un compte-rendu de ses actions lors de l’assemblée générale annuelle. L’assemblée générale vote un montant maximal à partir duquel le syndic doit consulter le conseil syndical pour engager une dépense. Le conseil syndical peut se faire donner une délégation de pouvoirs pour une mission précise en assemblée générale. Ces pouvoirs et montants sont généralement décidés lors de la nomination du conseil syndical en assemblée générale. Ceci permet d’alléger la gestion courante de la copropriété et de faire effectuer sans délai des petits travaux urgents (fuites, réparations). Le président du conseil syndical a quelques prérogatives spécifiques en cas de crise de fonctionnement de la copropriété (principalement le pouvoir de convoquer une assemblée générale des copropriétaires en lieu et place du syndic inactif).
Le syndic de copropriété :
Il gère la copropriété (gestion courante, travaux, délivrance des documents nécessaires à la vente des lots de copropriété). Dans les très petites copropriétés, le syndic peut être un copropriétaire occupant cette charge à titre bénévole. L’assemblée générale annuelle nomme le syndic. Le contrat de syndic fixe les modalités de rémunération et l’ensemble des obligations respectives entre le syndicat des copropriétaires et le syndic.
Le coin du juriste
Les pouvoirs publics énoncent les prestations minimales de gestion qui doivent être comprises dans le contrat de syndic (décret définissant le contrat de syndic type et les prestations particulières). Les prestations additionnelles éventuelles peuvent être tarifées en plus.
Une catégorie particulière de syndics de copropriété est apparue sur le marché : les syndics coopératifs. Il s’agit aussi de professionnels qui assurent seulement les tâches essentielles de gestion (comptabilité, appels de fonds, convocation des assemblées générales, gros travaux) et laissent la gestion courante de la copropriété au conseil syndical.
Le fonctionnement de la copropriété
Comment les décisions liées au fonctionnement de la copropriété sont-elles prises ?
La copropriété fonctionne autour d’un temps fort annuel, l’assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée doit obligatoirement se tenir une fois par an. Le syndic convoque l’assemblée générale. Les copropriétaires reçoivent la convocation par lettre recommandée avec accusé de réception, recommandé électronique ou récépissé contre émargement. La convocation doit être notifiée au moins vingt et un jours avant la date de l’assemblée (sauf urgence).
L’assemblée valide les dépenses passées, décide du budget prévisionnel annuel de la copropriété, de la désignation du syndic et du conseil syndical, et vote sur les points de l’ordre du jour. Les copropriétaires qui désirent voir certains sujets décidés en assemblée (travaux, autorisations) doivent demander par lettre recommandée avec accusé de réception ou électronique au syndic de voir leur question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée. Si la demande arrive trop tard, elle est inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée suivante.
En pratique le syndic élabore l’ordre du jour de l’assemblée en concertation avec le conseil syndical.
Une fois les décisions prises, le syndic de copropriété les met en œuvre. Il procède aux appels de fonds trimestriels et nécessaires.
Et s’il y a une urgence ?
Pour des questions urgentes ou spécifiques, le conseil syndical peut agir s’il a reçu délégation et que ce sont des travaux ou prestations modestes. Pour les questions urgentes et importantes, il est possible de convoquer une assemblée générale en dehors de l’assemblée annuelle. La convocation se fait de même manière que pour l’assemblée générale annuelle. Si la demande émane d’un copropriétaire, les frais générés par cette assemblée sont à sa charge.
Et si ça ne concerne qu’une partie des copropriétaires ?
Pour des questions n’intéressant qu’une partie des copropriétaires (travaux sur un seul bâtiment par exemple), des assemblées dites spéciales peuvent être convoquées. Seuls les copropriétaires concernés votent et supportent les charges correspondantes.
Qu’est-ce que l’ordre du jour ?
L’ordre du jour, obligatoirement joint à la convocation à l’assemblée générale, énumère les questions sur lesquelles l’assemblée générale des copropriétaires devra statuer et voter. Il est élaboré par le syndic en collaboration avec le conseil syndical. Les questions des copropriétaires envoyées en lettre recommandée avec accusé de réception y sont incluses (ou gardées pour l’assemblée générale suivante si elles sont parvenues trop tard).
L’ordre du jour est impératif, tout vote sur une question non comprise dans l’ordre du jour est en principe nul.
Il figure parfois une rubrique « questions diverses » à la fin de l’ordre du jour. Elle ne donne pas lieu à votes et consiste en un échange de points de vue, en vue de préparer la prochaine assemblée.
Selon les sujets abordés par l’ordre du jour, les documents nécessaires à la bonne compréhension du vote sont obligatoirement joints (contrats, devis, documents comptables, etc.).
Comment vérifier que les charges ont été exactement décomptées ?
La loi régissant les copropriétés prévoit que pendant le délai s’écoulant entre la convocation à l’assemblée et la date de sa tenue le syndic met à disposition des copropriétaires les pièces comptables de l’année.
La convocation indique les jours et heures d’accueil pendant lesquelles les justificatifs peuvent être consultés. La mise à disposition doit être au moins d’un jour ouvré. Les copropriétaires peuvent obtenir copie des pièces à leurs frais.
Le non-respect de ces dispositions est un cas de nullité des décisions prises sur la base des pièces justificatives.
Les pièces sont consultables soit au siège du syndic soit au lieu où les copropriétaires sont habituellement reçus. Les copropriétaires peuvent obtenir copie des pièces à leurs frais.
Lors de la convocation à l’assemblée générale afin d’approuver les comptes, l’état financier du syndicat, le compte de gestion général, ainsi qu’un comparatif avec l’année précédente sont obligatoirement joints à l’ordre du jour. Pour le vote du budget prévisionnel un projet de budget ainsi que le comparatif avec le dernier budget voté sont obligatoirement joints à l’ordre du jour.
Comment se prennent les décisions en assemblée générale annuelle ?
Lors de l’assemblée générale annuelle, tous les points de l’ordre du jour sont soumis au vote. Les majorités de vote ne sont pas les mêmes selon les sujets abordés. Les documents nécessaires aux prises de décisions sont transmis avec la convocation à l’assemblée générale (pièces comptables, devis de travaux, contrat de syndic, etc.).
Les copropriétaires présents à l’assemblée peuvent voter pour, contre ou s’abstenir sur les points soumis au vote. Le nombre de voix de chaque copropriétaire correspond aux millièmes de son ou ses lots de copropriété, ainsi qu’à ceux des copropriétaires qu’il peut éventuellement représenter à l’assemblée. Si un copropriétaire possède à lui seul plus de la moitié des voix, le nombre de ses voix est réduit à celui des autres copropriétaires (sauf dans les copropriétés de deux personnes). Les liens de famille ou d’intérêts entre plusieurs copropriétaires ne sont pas pris en compte pour limiter les voix sauf à démontrer un montage frauduleux afin d’éviter la limitation.
Les copropriétaires qui n’assistent pas à l’assemblée sont dits absents ou défaillants. Le procès-verbal de l’assemblée leur est notifié par lettre recommandée avec accusé de réception ainsi que pour les copropriétaires qui ont voté contre un point de l’ordre du jour. Les copropriétaires défaillants ou en désaccord avec les décisions prises ont deux mois à compter de la présentation de la lettre pour agir en justice. De ce fait le syndic ne peut mettre en œuvre aucune décision prise (sauf unanimité des copropriétaires ayant voté pour) avant un délai de deux mois.
A noter : pour les très petites copropriétés (copropriétés particulières de deux copropriétaires ou de maximum 5 lots) un dispositif allégé est prévu qui leur permet de se passer d’assemblées générales.
Comment les copropriétaires participent-ils à l’assemblée générale ?
Les copropriétaires peuvent participer physiquement à l’assemblée ou se faire représenter en donnant un pouvoir, en général à un autre copropriétaire mais la personne désignée peut être étrangère à la copropriété.
Si la personne mandatée ne respecte pas les consignes de vote du copropriétaire qui a donné mandat, c’est elle qui est responsable du préjudice éventuel subi par la personne qui a donné le pouvoir. Les autres copropriétaires ne peuvent s’en prévaloir pour faire annuler le vote, ils peuvent juste contester la régularité du mandat si un grief existe. Sauf preuve rapportée de l’utilisation du mandat de manière dolosive pour influer les votes contre les intérêts du mandant, l’annulation de la décision votée ne peut être demandée. Si le mandant se présente finalement physiquement à l’assemblée générale le jour dit, le mandat n’est pas pris en compte.
Le syndic qui a reçu le pouvoir en blanc à temps pour la tenue de l’assemblée doit le distribuer à un copropriétaire. A défaut de distribution, le copropriétaire mentionné absent sur le PV de l’assemblée pourrait demander la nullité de l’assemblée en justice et l’obtenir.
Qui peut représenter un copropriétaire à l’assemblée générale ?
En principe, toute personne capable désignée par les copropriétaires peut le représenter à l’assemblée générale. Le mandat doit être écrit. Pour préserver la sincérité des votes, la loi énonce certaines interdictions.
Le syndic de copropriété ainsi que ses salariés ou sa parentèle (conjoints ou concubins par exemple) ont interdiction de recevoir des mandats des copropriétaires (et ceci même si le syndic est administrateur de lots dans la copropriété).
Les gardiens et concierges des immeubles ne sont pas considérés comme des préposés du syndic et peuvent recevoir des mandats.
Les pouvoirs peuvent être en blanc et être remis de manière aléatoire aux copropriétaires volontaires pour les prendre. Afin de ne pas fausser les votes, le syndic ne peut les distribuer lui-même.
Ceci peut être fait par le président du conseil syndical, un membre du conseil ou le président de séance de l’assemblée. Un copropriétaire ne peut recevoir qu’au maximum trois mandats (il est possible d’en avoir plus si ses voix et les mandats ne représentent pas plus de 10 % des votes).
Il est aussi possible de voter par correspondance. Un formulaire de vote par correspondance est joint à la convocation à l’assemblée. Les formulaires remplis doivent être réceptionnés au moins trois jours francs avant la réunion par le syndic pour être pris en compte.
Si le copropriétaire est finalement présent à l’assemblée, le vote par correspondance n’est pas pris en compte.
La participation du copropriétaire peut se faire aussi à distance si cela est techniquement possible.
Qui participe à l’assemblée si on est en indivision ou en démembrement de propriété ?
Les indivisaires ont obligation de désigner un mandataire commun qui les représentera. A défaut, l’un des indivisaires ou le syndic peuvent demander au président du tribunal judiciaire de le désigner.
En cas de démembrement de la propriété entre usufruitier et nu-propriétaire, c’est le nu-propriétaire qui va à l’assemblée. Les personnes concernées peuvent s’accorder autrement et désigner un mandataire. S’il y a plusieurs nus-propriétaires, on applique les mêmes règles que pour les indivisaires.
Quelles sont les majorités de vote des décisions en assemblée générale ?
Les règles de majorité sont impératives et déterminées par la loi. Elles ne peuvent être modifiées par le règlement de copropriété.
Il existe plusieurs types de majorité :
La majorité simple (article 24 de la loi de 1965) :
C’est la majorité exigée pour la plupart des décisions (notamment les affaires courantes). La résolution est adoptée si la majorité des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée votent pour.
La majorité absolue (article 25 de la loi de 1965) :
C’est la majorité pour des travaux de plus d’importance (travaux d’économie d’énergie par exemple). La résolution est adoptée si la majorité de tous les copropriétaires qu’ils soient présents, représentés ou absents votent pour. Si la résolution ne peut être adoptée mais recueille au moins le tiers des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée, on peut faire procéder à un nouveau vote à la majorité simple de l’article 24. Ce système est appelé « la passerelle » (article 25-1 de la loi). Dans le cadre de travaux d’économie d’énergie et de réduction d’émissions de gaz à effet de serre, si la passerelle ne permet toujours pas l’adoption de la résolution, une deuxième assemblée générale peut être convoquée dans un délai de trois mois sur un projet identique, et voter à la majorité simple. Les travaux d’accessibilité du logement aux personnes handicapées sont autorisés à la majorité des voix même si elles affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble.
La double majorité (article 26 de la loi de 1965) :
Les résolutions votées à la double majorité sont adoptées si elles remplissent deux conditions : l’approbation de la majorité de tous les copropriétaires et si les copropriétaires votant « oui » ont au moins les deux tiers des voix de tous les copropriétaires. Il s’agit de décisions lourdes, comme la désignation ou la révocation du syndic, l’installation de compteurs d’eau froide individuels (les compteurs divisionnaires se votent à la majorité de l’article 25), de mesures de sauvegarde de l’habitat dégradé, de l’autorisation pour un copropriétaire d’effectuer des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, etc. Un système de passerelle est aussi prévu si la résolution recueille l’approbation d’au moins la moitié des copropriétaires présents ou représentés et un tiers des voix. Un second vote doit avoir lieu et la décision est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.
L’unanimité :
L’unanimité de tous les copropriétaires peut être requise pour certaines décisions très lourdes comme la modification des charges ou des tantièmes de copropriété, la souscription d’un emprunt pour financer des travaux dans la copropriété (sauf travaux relevant de mesures concernant l’habitat dégradé : majorité absolue). Elle est aussi exigée pour des décisions affectant les droits individuels (ex : mise en place de chauffages individuels pour remplacer un chauffage collectif). Elle a cependant été abandonnée par suite d’un revirement de jurisprudence pour la pose d’antenne-relais qui se vote maintenant à la majorité absolue de l’article 25 (avec éventuellement second vote passerelle). Les décisions portant atteinte à la destination de l’immeuble ou aux modalités de jouissance des parties privatives doivent être prises à l’unanimité (ex : suppression du poste de concierge quand l’existence de ce poste est prévue par le règlement de copropriété et non substituable par un prestataire privé).
Peut-on revenir sur son vote en assemblée générale ?
Le vote est définitif après la proclamation des résultats par le président de l’assemblée. On ne peut effectuer qu’une rectification en cas d’erreur lors du vote.
Le procès-verbal de l’assemblée générale mentionne le résultat de chaque votre pour chacune des questions.
Dans quel délai peut-on contester une assemblée générale ?
Le syndic a un mois pour effectuer la notification des décisions de l’assemblée aux copropriétaires.
Le copropriétaire opposant ou défaillant (non présent ou représenté à l’assemblée) dispose de deux mois à compter de la notification par le syndic du procès-verbal de l’assemblée générale pour contester. Le non-respect du délai de contestation rend les décisions de l’assemblée générale définitives.
Que se passe-t-il quand il n’y a pas ou plus de syndic pour organiser les assemblées générales ?
Outre le fait que la situation est irrégulière, l’absence de syndic pénalise la copropriété. Cela entraîne l’impossibilité de réunir des assemblées générales et de voter des travaux. En outre, cela suspend également les ventes de lots de copropriété.
Diverses hypothèses peuvent expliquer le cas de l’absence de syndic.
Par exemple, un juge prononce la nullité de la désignation du syndic ou de son mandat.
Lorsque les majorités requises n’atteignement pas le nombre de voix nécessaires ou lorsque le syndic est décédé etc.
Il arrive parfois, lors de la constitution de la copropriété, celle-ci ne nomme aucun syndic et les copropriétaires maintiennent le statu quo.
Pour y remédier, il existe deux solutions :
– Si la précédente assemblée générale, n’a pas désigné de syndic, un copropriétaire peut convoquer lui-même une assemblée extraordinaire ;
– dans tous les autres cas de vacance, notamment en l’absence de constitution de syndic lors de la création de la copropriété, tout intéressé peut saisir le tribunal pour solliciter la nomination d’un administrateur ad hoc qui aura la charge de convoquer une assemblée générale et d’administrer la copropriété jusqu’à la nomination d’un syndic.
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Sources
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
